Offertes overtypen? Dat doet hier niemand meer.
In cijfers
- 40 uur
- per week bespaard
- 6 sec
- van pdf, scan of foto naar een complete offerte in het systeem
- < 0,2 cent
- AI-kosten per uitgelezen offerte
- 4
- verkopers maken offertes ter plekke in de showroom, niet meer achteraf op kantoor
01
Waar het begon
Offertes zaten als pdf, scan of foto verspreid over mail en mappen en werden met de hand overgetypt. De eigenaar had geen zicht op wat openstond, wat gewonnen of verloren was en wat het bedrijf eigenlijk verdiende. Voorraad, inkoop, planning en facturatie leefden in losse lijstjes, appgroepen en het boekhoudpakket.
Standaardsoftware was geprobeerd en paste niet. Een vloerenbedrijf werkt met rollen en restanten, met een inmeting die de offerte verandert, met leggers die geen prijzen mogen zien. Dat zit in geen enkel pakket uit de doos.
02
Wat we deden
Stap 1, inzicht
We volgden een offerte van showroom tot oplevering en telden waar tijd en informatie verloren gingen. Het grootste lek bleek niet de verkoop, maar alles ná “gewonnen”: daar begon het echte werk buiten beeld, en dus wist niemand wat een klus werkelijk kostte.
Stap 2, bouwen en koppelen
- 1
Offertes bouwen met AI. Verkopers bouwen op hun telefoon een offerte op uit een catalogus met vaste prijsversies; materiaal, arbeid en btw worden direct uitgerekend. Bestaande offertes, ook scans en foto’s van papier, leest de AI uit: klant, adres, bedragen, vierkante meters, vloertype, werkregels en datums staan in ongeveer zes seconden in het systeem. Twee AI-modellen (OpenAI en Anthropic) werken achter een strikte controle: de AI verzint nooit een waarde en markeert wat twijfelachtig is. Dubbele offertes worden automatisch herkend.
- 2
Het hele klantproces in één lijn. Klantdossier, offerte, akkoord, pro forma, aanbetaling, inmeting en herberekening, definitieve opdracht, werkbon, betaling en oplevering met handtekening van de klant. Automatische opvolging en herinneringen, zodat geen offerte blijft liggen. Elke versie blijft bewaard.
- 3
Voorraad, inkoop en winkel. Voorraad inclusief rollen, restanten, pakbonnen en nabestellingen. Materiaalbehoefte per project, zodat het juiste materiaal op tijd binnen is. Prijslijsten van leveranciers in één keer importeren. Een kassa voor losse verkoop aan de balie en een uitleensysteem voor stalen.
- 4
Planning en uitvoering. Planning per legger met een werkbon op de telefoon: datum, adres en wat er moet gebeuren, zonder prijzen. Leggers melden met één knop begonnen, klaar voor vandaag en klus gereed. Uren en materiaal per klus, zodat achteraf duidelijk is wat een project echt heeft opgeleverd.
- 5
Bedrijfsdata inzichtelijk. Een eigenaarscockpit met geld, winst, verkoopscorebord en verkooptrechter, gekoppeld aan de boekhouding. Conversie per maand, op aantal en op waarde. Elke maandag een samenvatting in de mail. Een beveiligde data-API, zodat ook een AI-assistent de cijfers kan opvragen.
- 6
Rechten per rol en extra’s voor de klant. Verkopers zien geen inkoopprijzen of marges, leggers alleen hun eigen klus. Na oplevering krijgt de klant een digitaal vloerpaspoort met installatiedatum en onderhoudsadvies, ook als QR-sticker.
Stap 3, adoptie
We keken een halve dag mee met de verkopers en de leggers en bouwden daarna drie schermen opnieuw: het werk bovenaan, het formulier achter een knop, en de planning van vijf datumknoppen naar één. De telefoon van een legger laat precies drie dingen zien. Dat is waarom het systeem gebruikt wordt.
Resultaat
Wat het
opleverde.
40 uur per week bespaard op overtypen, zoeken en uitzoeken.
Van uren overtypen naar seconden controleren. AI zet een offerte in ongeveer zes seconden in het systeem.
Offertes ter plekke in de showroom, in plaats van achteraf op kantoor. De klant staat er nog bij.
Voor het eerst echte cijfers. Omzet, winst, conversie en verkoopprestaties in één scherm, elke maandag in de mail.
Eén systeem voor verkoop, voorraad, inkoop, planning, uitvoering en administratie, in plaats van mail, mappen, Excel en appgroepen.
Geen offerte blijft liggen. Opvolging en herinneringen lopen vanzelf.
Elke klus nagerekend. Uren en materiaal per project, dus zichtbaar wat een vloer echt oplevert.
Eerlijk gezegd
De eerste versie was functioneel af en werd toch niet gebruikt. Alle schermen begonnen met een formulier in plaats van met het werk, en nergens stond wie er ingelogd was. We hebben dat niet weggepraat maar herbouwd, na een ochtend naast de verkopers. Een systeem dat klopt maar niet past, is geen systeem.
Voor jou
Heb je een vak waar standaardsoftware niet op past, en werk je daarom nog met mail, mappen en appgroepen? Dan hoef je je bedrijf niet aan te passen aan een pakket. Het pakket past zich aan jou aan.
Herken je dit?
Begin met
een gesprek.
Elk traject begint met een intake van een half uur. Vrijblijvend, online, en daarna weet je of het iets voor jou is.
Plan een gesprek