Van sturen op gevoel naar sturen op feiten.
In cijfers
- 80+ uur
- per week handmatig werk weggeautomatiseerd
- 7.000+
- advertenties verwerkt door de AI-inkoopmotor, uit zes buitenlandse marktplaatsen
- 2.658
- auto’s gevonden in één run, waarvan 1.828 nieuw
- 6
- importdossiers bleken nooit doorgestuurd. De eerste analyse vond ze binnen een dag.
01
Waar het begon
De informatie zat verspreid over een CRM, een boekhoudpakket, een transportsysteem en een stapel Excel-bestanden. Inkopers speurden met de hand buitenlandse sites af. Marges werden achteraf uitgerekend, als ze al werden uitgerekend. De directie stuurde op gevoel, want actuele cijfers kostten dagen werk. En niemand had overzicht over welke importdossiers ergens bleven hangen.
De vraag was: “kunnen jullie een dashboard maken?” Het antwoord werd een bedrijfsplatform. Niet omdat groter beter is, maar omdat een dashboard op verspreide, ongecontroleerde data alleen maar mooiere verkeerde cijfers geeft.
02
Wat we deden
Stap 1, inzicht
We liepen mee met inkoop, verkoop en administratie en legden vast welke beslissing beter moest worden: welke auto koop je in, voor welke prijs verkoop je, en welk dossier loopt vast. Pas daarna kozen we wat we bouwden.
Stap 2, bouwen en koppelen
Alles op de bestaande systemen, die alleen gelezen worden en nooit aangepast.
- 1
Een datahub als fundament. Koppelingen met CRM, boekhouding en transport halen elk uur alle gegevens op en brengen ze samen in één database. Elke nacht legt een controle de hub naast de bronnen, en een onafhankelijk alarm gaat af als er iets stilvalt. De cijfers zijn dus altijd te vertrouwen.
- 2
AI-inkoop uit heel Europa. Een inkoopmotor scant dag en nacht zes buitenlandse automarktplaatsen. Per auto rekent hij de verwachte marge uit, inclusief een fiscaal correcte BPM-berekening per bouwjaar. De beste kansen komen bovenaan, deals die te mooi zijn om waar te zijn zakken naar beneden. Inkopers stellen zelf hun zoekprofielen in.
- 3
Een AI-analist die je alles kunt vragen. “Wat was de marge op de verkochte auto’s in augustus?” De AI zoekt het op in de data en noemt de bron. Hij ziet alleen de cijfers die bij de rol van de vrager horen en verzint niets. Een vaste testset controleert of de antwoorden blijven kloppen.
- 4
Een spraakassistent voor de directeur. Knop indrukken, vraag stellen, antwoord horen. Elke ochtend een gesproken briefing. Uit zichzelf een melding bij een te late factuur, een auto die te lang staat of een dalende winst. Kentekens opzoeken bij de RDW, notities maken en de laptop bedienen gaat met de stem.
- 5
Een cockpit per afdeling. Directie, verkoop en administratie zien elk hun eigen cijfers, live. Marges per auto met klikbare onderbouwing, zodat elke berekening te controleren is. Verkopers zien geen marges, de administratie geen winst.
- 6
Transport en planning zonder Excel. Een eigen transportsysteem met planborden verving de Excel-planning volledig. De hele vloot live op de kaart.
- 7
Importdossiers automatisch doorgezet. Auto’s in het CRM gaan vanzelf als importdossier naar het importplatform, en de status komt vanzelf terug. Een wachtrij laat zien wat niet doorging en waarom; een dagelijkse controle herstelt afwijkingen.
- 8
Van voorraad naar website naar verkoop. Nieuwe voorraad wordt gemeld en met één klik online gezet, verkochte auto’s gaan vanzelf offline. Elke websiteaanvraag krijgt een leadnummer, wordt een deal in het CRM en wordt gekoppeld aan de verkoop die eruit volgt.
- 9
Bewaking op de achtergrond. Agents controleren dagelijks gebruik en beveiliging en melden afwijkingen direct. Een beveiligde data-API laat ook andere AI-tools veilig met de bedrijfsdata werken.
Stap 3, adoptie
Elke afdeling kreeg alleen het scherm dat bij haar werk hoort, geen systeem met honderd knoppen. De directeur hoeft niets te openen: hij praat. En de nachtelijke controles zorgen dat het vertrouwen in de cijfers niet na een maand wegzakt.
Resultaat
Wat het
opleverde.
Meer dan 80 uur per week aan handmatig werk weggeautomatiseerd.
Inkoop op de automatische piloot. Duizenden auto’s per run gescand en op marge gesorteerd, in plaats van uren handmatig zoeken.
Antwoord in seconden op vragen waarvoor eerst drie systemen en een spreadsheet nodig waren.
Eén versie van de waarheid voor het hele bedrijf, elk uur ververst en elke nacht gecontroleerd.
Geen Excel meer in de transportplanning.
Verborgen problemen boven water. Bij de eerste analyse vond het systeem zes importdossiers die nooit waren doorgestuurd.
Elke websiteverkoop meetbaar, van eerste klik tot verkochte auto.
Gebouwd om te blijven werken. Meer dan 3.300 automatische tests bewaken de rekenregels en de rechten.
Eerlijk gezegd
Het lastigste was niet de techniek, maar de definities. Wat is precies de marge op een auto, en wanneer telt een verkoop? Daar hadden verkoop en administratie verschillende antwoorden op. Die discussie hebben we eerst gevoerd, met de cijfers erbij. Pas toen iedereen hetzelfde bedoelde, zette het systeem het vast.
Voor jou
Heb je ook een CRM, een boekhoudpakket en een paar Excel-bestanden die nooit hetzelfde zeggen? Dan is de eerste stap niet een dashboard, maar één plek waar de cijfers kloppen. Daar beginnen we.
Herken je dit?
Begin met
een gesprek.
Elk traject begint met een intake van een half uur. Vrijblijvend, online, en daarna weet je of het iets voor jou is.
Plan een gesprek