De verleiding is groot: je ziet een proces dat veel tijd kost en denkt meteen aan AI. Maar wie een rommelig proces automatiseert, krijgt vooral een snel rommelig proces. De omwegen, dubbele stappen en wachttijden blijven gewoon bestaan, alleen gaan ze nu sneller.
Daarom begint goede automatisering bij procesoptimalisatie. Eerst kijken hoe het werk echt loopt en wat er weg kan. Pas daarna automatiseren wat overblijft.
Wat is procesoptimalisatie?
Procesoptimalisatie betekent dat je een werkproces in kaart brengt, de verspilling eruit haalt en het eenvoudiger maakt. Veel processen zijn nooit ontworpen. Ze zijn zo gegroeid. Er kwam een stap bij, een controle, een extra Excel-bestand. Na een paar jaar weet niemand meer precies waarom het zo gaat.
De vijf vormen van verspilling die je bijna overal vindt
- Overtypen. Dezelfde gegevens staan in een mail, een PDF en je systeem, en iemand typt ze over.
- Zoeken. Medewerkers zoeken informatie bij elkaar uit mappen, mailboxen en verschillende systemen.
- Wachten. Een offerte, akkoord of antwoord ligt dagen bij iemand anders voordat het verder kan.
- Dubbel werk. Twee mensen controleren hetzelfde, of iets wordt op twee plekken bijgehouden.
- Herstellen. Fouten die pas later opvallen en dan dubbel zoveel tijd kosten.
Zo breng je een proces in kaart
- 01
Loop mee op de werkvloer
Kijk hoe het werk echt gaat, niet hoe het op papier staat. De mensen die het elke dag doen, kennen de omwegen het best.
- 02
Teken het proces uit
Zet elke stap op een rij: wie doet wat, met welk systeem, en hoe lang duurt het? Een whiteboard en post-its zijn genoeg.
- 03
Markeer de verspilling
Waar wordt overgetypt, gezocht of gewacht? Waar ontstaan fouten? Daar zit de winst.
- 04
Kies per stap: schrappen, vereenvoudigen of automatiseren
Sommige stappen kunnen gewoon weg. Andere worden eenvoudiger. Wat dan overblijft en vaak terugkomt, is een kandidaat voor automatisering.
Wanneer automatisering, en wanneer AI?
Niet elke automatisering heeft AI nodig. Gaat het om vaste regels, zoals een factuur doorsturen zodra hij is goedgekeurd, dan volstaat gewone automatisering. AI komt in beeld zodra de invoer niet voorspelbaar is: e-mails in vrije tekst, PDF's in allerlei formaten, scans of foto's, vragen van klanten.
Een voorbeeld uit de praktijk: klanten van een vloerenbedrijf kwamen binnen met offertes van andere bedrijven, als PDF, scan of foto. Elke offerte zag er anders uit. Met AI worden ze nu in een paar seconden ingelezen, in plaats van regel voor regel overgetypt.
Meet voor en na
Leg vast hoeveel tijd een proces nu kost, hoe vaak er fouten in zitten en hoe lang klanten wachten. Doe dat na de verbetering opnieuw. Dan weet je precies wat het heeft opgeleverd, en heb je een goede reden om het volgende proces aan te pakken.
Kortom
AI is een krachtig hulpmiddel, maar het werkt het best op een proces dat al klopt. Eerst verspilling eruit, dan automatiseren. Zo voorkom je dat je een omweg automatiseert, en haal je het meeste uit je investering.