AI klinkt abstract tot je ziet wat het in een gewoon bedrijf doet. Daarom hieronder zeven voorbeelden van processen die je met AI kunt automatiseren. Geen toekomstmuziek, maar toepassingen die nu draaien, onder meer bij onze klanten.
1. Aanvragen verwerken en voorsorteren
Aanvragen komen binnen via mail, telefoon en het formulier op je website. AI leest ze, haalt de belangrijke gegevens eruit, sorteert ze voor en zet ze klaar in je systeem. Een installatiebedrijf besteedt daardoor nu veel minder tijd aan administratie, zonder dat er technische kennis voor nodig was.
2. Offertes en documenten inlezen
Een offerte van een concurrent, een factuur, een bestelformulier. Als PDF, scan of foto. AI leest het document en zet de gegevens op de juiste plek. Bij een vloerenbedrijf gebeurt dat in een paar seconden, terwijl de klant nog in de winkel staat.
3. E-mails beantwoorden met een conceptantwoord
Veel vragen van klanten lijken op elkaar: levertijden, status van een order, openingstijden. AI maakt een conceptantwoord op basis van je eigen gegevens. Een medewerker controleert het en drukt op verzenden. Dat scheelt tijd, en de klant krijgt sneller antwoord.
4. Interne kennis direct vindbaar
Waar stond die afspraak ook alweer? Hoe ging die procedure? Een AI-assistent op je eigen documenten en systemen geeft antwoord in gewone taal. Medewerkers zien daarbij alleen de informatie die bij hun rol hoort.
5. Stuurinformatie en een ochtendbriefing
Een autobedrijf stuurde vooral op gevoel, omdat cijfers verspreid zaten over systemen en Excel-bestanden. Nu krijgt de directeur elke ochtend een briefing, en een seintje zodra voorraad te lang stilstaat of een factuur te laat is betaald.
6. Offertes automatisch opvolgen
Offertes waar niet op is gereageerd, blijven vaak liggen. Een automatische opvolging zorgt dat elke klant op tijd een herinnering krijgt, en dat jij ziet welke offertes nog openstaan.
7. Werkbonnen en rapportages invullen
Monteurs of adviseurs die na het werk nog formulieren invullen, kunnen dat ook inspreken of in een chat typen. AI maakt er een nette werkbon of rapportage van. Dat scheelt avonden achter de laptop.
Waar begin je?
Kies het proces dat het vaakst voorkomt, de meeste tijd kost en waar de meeste fouten in sluipen. Dat is meestal ook het proces waar je het snelst resultaat ziet. Kijk wel eerst of het proces zelf klopt, voordat je het automatiseert. Waarom dat belangrijk is, lees je in procesoptimalisatie met AI.
- Hoe vaak komt het voor? Dagelijks werk levert meer op dan iets wat één keer per maand gebeurt.
- Hoeveel tijd kost het nu? Reken het uit per week, voor het hele team.
- Hoe foutgevoelig is het? Elke fout die je voorkomt, scheelt herstelwerk.
- Merkt de klant het? Sneller antwoord of een snellere offerte voelt een klant direct.